無料講座で、英文メールの書き方を学ぶ②

新しい仕事を始めて、突然英語でメールを書く機会が増えて、苦労していること、そして無料オンライン講義講座で、英文ビジネスメールの入門講座を受けてみたことは、先日の記事でご紹介しました。
無料講座で、英文メールの書き方を学ぶ①
(念のため書きますが、オプションで添削など一部のサービスを受けるのは有料です)
 
今日は、この講義を受けて役にたったことを紹介します。
私が英文メールを書く時に、とても時間がかかってしまっていたのが、書き出しの部分と、締めくくりの部分でした。
   
日本語だったら、はじめての人、社内の人、社外の人、さまざまなシチュエーションで、どう書き始めたらいいか大体の勘はつくもので、大きく困ることは少ないです。でも英文でのメールについては、わたしは全く勘がつきませんでした。
周りの人を参考にしても、書き手によって相手によってさまざまです。
「メールは簡潔」にとは言うけれど、いきなり本題から書き始めるのも唐突な感じが否めません。
 
慣れている方にとっては当然だったり、逆に型にこだわることも無い事だったりするのかもしれませんが、初心者の私は、下に書いてある「型」を知って、ずいぶんと英語でメールを書くのが楽になりました。
 

メールの構成は3つ

メール本文の構成は、次の三構成で書くと良いとのことです。

①導入<Introduction>
書き手はどんなポジションなのか、そしてメールの要件を簡潔に書きます。
 
②展開<Development>
①で書いた要件を、詳しく堀下げていきます。いつ、どこで、誰が…など、相手にとって必要な「4W1H」情報を付けたしていきます。
 
③締め<closing>
ポジティブな一文で締めくくります。よく使われる言い回しは、
Thank you for …(‘your cooperation’ など)
I hope … ( you will be interested in xxxなど)
I’m looking forward to…( hearing from you など)
 
私は特にメールの締めの言葉で迷うことが多く、なにか上手く終わらせたいけどボキャブラリーが少なく、また要件だけで終わらせてしまうのも尻切れトンボな気がして、すごく時間をかけて悩んでいました。
 
しかしこの「ポジティブ締め」の言い回しをいくつか覚えただけで、メールを書きながらに逡巡する時間がずいぶん減りました。私の書いた英文メールは、実際、内容は散々なレベルだと思うのですが、この「ポジティブ締め」の一文を入れるだけで格段に「こなれて」見えるようになった気がします(笑)
 
三つの構成は、メールの中でとこういう感じに並びます。
 
—————————————————————————————-
Dear [相手の名前],

①導入<Introduction>
②展開<Development>  
  
 

 

③締め<closing>

  

Sincerely,
[書き手の名前] —————————————————————————————-
 
次の記事では、メールの例文を、この構成に当てはめて見てみたいと思います。
こちらのサイトのメール例を参考にします。

http://www.blairenglish.com/exercises/emails/exercises/how_to_write_email_invitation/how_to_write_email_invitation.html

 
ちょっと長いですが、こういうメール例が掲載されています。
構成①~③はどういう感じで書かれているか、考えてみましょう。
  

Dear Mr Smith,

My name is Sue Jenkins and I am writing on behalf of Reef Technologies plc.

We are pleased to announce that we are sponsoring a series of presentations on the future of renewable energy. The presentations are going to be performed by world-renowned experts in the field (for example Dr Josh Bartlett from MIT and Mrs Jennifer Woods from Clean Future inc.) and will consider future advances in the technology of renewable technology.

Due to your company having worked with Reef Technologies plc in the past, we would like to invite you to the event. The event will be held at the Randalls Conference Centre in Leeds between 3pm and 8pm on the 12 April 2013. If you require directions to the venue, please let me know.

If you would like to attend, please confirm your attendance by replying to this email by the 18 March 2013.

If you have any questions about the event, please don’t hesitate to contact me by email (on sjenkins@reeftech.com) or by mobile/cell (on 07867 7433123).

I look forward to receiving your reply.

Yours faithfully,

Sue Jenkins
PR Manager
Reef Technologies plc